Musterlektion: Virtuelle Assistenz mit Matze

EINFACH MIT MATZE · KOSTENLOSE MUSTERLEKTION

01 · Was kannst du zuverlässig übernehmen?

Du übersetzt Fähigkeiten in konkrete, begrenzte Dienstleistungen.

„Ich kann alles rund ums Büro“, schreibt Matze in seinen ersten Entwurf. Das klingt flexibel, hilft einem Auftraggeber aber wenig. Ein gutes Angebot nennt Eingang, Tätigkeit und Ergebnis. „Ich sortiere eingehende Serviceanfragen nach euren freigegebenen Kategorien und liefere täglich eine Liste offener Ausnahmen“ ist prüfbarer.

Unsere fiktive VA Lea hat zwei Jahre Büroerfahrung. Sie beherrscht Tabellen, schreibt verständliche E-Mails und arbeitet sorgfältig. Sie hat keine Vollmacht für Erstattungen und keine Erfahrung mit Rechtsfällen. Ihr erstes Angebot soll deshalb vorbereitende Servicearbeit umfassen. Freigaben und Entscheidungen bleiben beim Auftraggeber.

Erstelle eine Fähigkeitsmatrix mit den Spalten Tätigkeit, Nachweis, benötigte Freigabe und Grenze. Ein Nachweis ist eine Arbeitsprobe oder konkrete bisherige Aufgabe, keine Eigenschaft wie „zuverlässig“. Bewerte jede Tätigkeit: selbstständig beherrscht, mit Anleitung möglich, derzeit nicht anbieten. Diese Einteilung schützt vor einem zu breiten Leistungsversprechen.

Wähle für den Start ein Problem, das regelmäßig auftritt und dessen Ergebnis ein Kunde prüfen kann. Die Größe deiner Tool-Liste ist dafür weniger wichtig als ein klarer Ablauf. Dein Angebot darf ausdrücklich sagen, welche Ausnahmen du weiterleitest.

Schritt für Schritt

1. Notiere fünf Tätigkeiten, die du schon praktisch ausgeführt hast.
2. Ergänze je Tätigkeit einen überprüfbaren Nachweis.
3. Markiere Entscheidungen, für die Kundenvollmacht oder fachliche Freigabe nötig wären.
4. Wähle genau eine Tätigkeit für dein erstes Leistungspaket.

Deine Aufgabe

Lea möchte Reklamationen abschließend entscheiden, Kundenadressen prüfen und Antwortentwürfe nach freigegebenen Vorlagen erstellen. Was gehört in ihr erstes Paket?

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